第一條【目的及宗旨】為建立健全我系檔案資料庫，提高檔案歸檔工作水平，完善檔案收集整理、整理、歸檔等相關(guān)工作程序，提高歸檔工作效率，按照學(xué)院要求，結(jié)合我系檔案工作實際情況，制定本規(guī)程。
第二條【工時間及歸檔資料范圍】每年3月底之前全面完成上一年度（財政年度）檔案資料的整理歸檔工作。
資料范圍，以學(xué)院下發(fā)的檔案總目及我系編訂的檔案細(xì)目為準(zhǔn)。
一、分工協(xié)作原則：我系所有科室、教研室及相關(guān)人員，應(yīng)在教育科學(xué)系檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下，按照任務(wù)配當(dāng)計劃，分工協(xié)作、各司其職，認(rèn)真完成本系的檔案收集、整理、歸檔工作。
二、完整齊全原則：在檔案資料收集整理和歸檔工作中，應(yīng)按照學(xué)院下發(fā)的檔案總目，將所有檔案收集齊全，完整歸檔。
三、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：各種檔案資料，在資料形成或制作時，應(yīng)當(dāng)盡量按照規(guī)范格式進(jìn)行，我系所有同一類型檔案資料，應(yīng)當(dāng)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)樣式。
四、效率原則：所有負(fù)責(zé)檔案資料收集的人員，應(yīng)在日常工作中，注意職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料的留存和整理，避免因資料遺失導(dǎo)致的工作重復(fù)與資源浪費(fèi)，避免因日常疏于留存整理導(dǎo)致的工作積壓。
按照檔案資料收集整理工作任務(wù)配檔計劃，責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成資料制作或補(bǔ)充工作；收集人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成收集工作，不得拖沓遲延。
第四條【檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及其職責(zé)】
我系成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌、領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)工作。人員組成如下：
副組長：系副主任（主管教學(xué)）、系黨總支副書記（現(xiàn)未設(shè)）
組員：系辦公室主任、系教務(wù)秘書、系學(xué)工辦專職學(xué)生輔導(dǎo)員、教研室主任、心理學(xué)實驗室主任、心理學(xué)實驗室專職教師
我系設(shè)置兼職檔案員一名，由系辦公室主任兼任，負(fù)責(zé)以下工作：
1、與學(xué)院黨政辦公室接洽，接受學(xué)院分配的檔案工作任務(wù)；
2、按照學(xué)院指示，每年制定我系檔案工作進(jìn)度表；
3、按照學(xué)院下發(fā)的檔案總目，結(jié)合我系實際情況，編訂我系檔案細(xì)目；
4、每年制定檔案資料收集整理工作任務(wù)配檔計劃；
5、領(lǐng)受檔案盒等用品，填寫檔案盒上檔名、年度、流水號、保存年限；
8、向?qū)W校黨政辦公室、學(xué)校檔案館及時移交檔案；
9、保存管理我系所有檔案，負(fù)責(zé)我系檔案室其他工作。
我系成立檔案工作小組，其成員如下：系辦公室主任、系教務(wù)秘書、系學(xué)工辦專職學(xué)生輔導(dǎo)員、教研室主任、心理學(xué)實驗室主任、心理學(xué)實驗室專職教師
1．在日常工作中完成職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料留存工作；
2．按照檔案資料收集整理工作任務(wù)配檔計劃，完成職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料收集工作；
3．將職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料進(jìn)行整理整理，查漏補(bǔ)缺，并按照要求裝訂成冊；
4．按照檔案細(xì)目順序?qū)⒊蓛詸n案裝盒，并編訂卷內(nèi)文件目錄一式三份。
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| | 1、接收學(xué)院任務(wù)，領(lǐng)取所需物品。
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| | 檔案資料收集人將收集檔案資料移交檔案員，由檔案員檢查是否齊全完整。不符合齊全完整要求的，退回收集人補(bǔ)充。
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| | 1、檔案資料收集齊全完整后，由檔案資料收集人按照內(nèi)容及頁數(shù)將檔案資料裝訂成冊。
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2、按照內(nèi)容將裝訂成冊的檔案裝入檔案盒。
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3、按照每盒檔案內(nèi)容，編訂卷內(nèi)文件目錄，一式三份，交檔案員兩份，入檔案盒一份。
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第八條【各辦公室室、教研室、實驗室檔案工作任務(wù)承擔(dān)】
各辦公室、教研室、實驗室設(shè)檔案工作聯(lián)絡(luò)員一名，凡檔案資料收集整理工作任務(wù)配檔計劃中列明由辦公室、教研室、實驗室為責(zé)任科室而未列明具體責(zé)任人的，該機(jī)構(gòu)所缺檔案資料補(bǔ)充以及所有檔案資料提報工作由聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)。聯(lián)絡(luò)員由各機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任或指定。
凡因檔案工作而在假期、假日加班者，由系部上報加班計劃，發(fā)放加班費(fèi)。
因工作拖沓遲延，導(dǎo)致檔案無法按學(xué)院要求準(zhǔn)時移交入庫的，對相關(guān)科室及人員按照學(xué)校和系部有關(guān)工作制度處理。
