為了切實(shí)加強(qiáng)對(duì)全面工作的管理，根據(jù)《湖南人文科技學(xué)院檔案管理實(shí)施辦法》（院通〔2009〕48號(hào)）的精神，特制定我系檔案收集管理制度（修訂，具體要求見(jiàn)分制度），主要內(nèi)容如下：
一、系辦公室、教務(wù)辦1.對(duì)院、系文件。按級(jí)別、部門歸口收集存檔管理；2.系級(jí)行政管理。包括：1-管理制度與規(guī)范；2-規(guī)劃與計(jì)劃、總結(jié)；3-聘任、考核與分配；4-黨政與系務(wù)辦公會(huì)議記錄；5-其它學(xué)期相關(guān)工作材料等3.系級(jí)教學(xué)管理。包括：1-教學(xué)計(jì)劃、課程大綱；2-教材資料；3-教學(xué)檢查；4-教學(xué)考核材料；5-試卷與標(biāo)準(zhǔn)答案；6-課程進(jìn)程表；7-其它學(xué)期相關(guān)工作材料等；4.學(xué)籍管理。包括：學(xué)生課程成績(jī)、學(xué)籍登記等；5.其它。
二、學(xué)生工作辦公室1.院、系文件。按級(jí)別、部門歸口收集存檔管理；2.系級(jí)黨務(wù)管理。3.系級(jí)學(xué)生管理。
三、教研室1.院、系文件。按級(jí)別、部門歸口收集存檔管理；2.教研室工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作規(guī)范、教學(xué)計(jì)劃、課程大綱；3.學(xué)期相關(guān)工作材料。包括：1-教研室主任工作記錄2-教研活動(dòng)記錄、聽(tīng)課記錄、觀摩教學(xué)記錄、新教師培養(yǎng)情況3-教學(xué)進(jìn)程表、教師備課筆記、學(xué)生平時(shí)作業(yè)（每班級(jí)每門課程5本）4-實(shí)習(xí)、課程設(shè)計(jì)與畢業(yè)設(shè)計(jì)原始資料5-課程建設(shè)材料、試卷庫(kù)6-科研工作材料，包括：課題、論文統(tǒng)計(jì)等7-其它。
四、心理學(xué)實(shí)驗(yàn)室1.院、系文件。按級(jí)別、部門歸口收集存檔管理；2.工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作規(guī)范、教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)計(jì)劃；3.實(shí)驗(yàn)室主任工作記錄、教研活動(dòng)記錄、實(shí)驗(yàn)聽(tīng)課記錄、新教師實(shí)驗(yàn)情況；4.實(shí)驗(yàn)課程大綱、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目卡片；5.設(shè)備帳、卡管理資料；6.設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃；7.儀器設(shè)備說(shuō)明書、資料； 8.耗材出入庫(kù)管理資料；9.資料室圖書訂閱、借閱記錄、圖書資料出入庫(kù)管理資料；10.學(xué)期相關(guān)工作材料。包括：1-實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)書、實(shí)驗(yàn)課表；2-設(shè)備報(bào)修計(jì)劃及設(shè)備維護(hù)、維修記錄；3-實(shí)驗(yàn)室安全、衛(wèi)生檢查記錄；4-實(shí)驗(yàn)室人員工作日志；5-實(shí)驗(yàn)開(kāi)出記錄；6-實(shí)驗(yàn)預(yù)習(xí)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告；7-平時(shí)實(shí)驗(yàn)考核記錄、實(shí)驗(yàn)考試或考核試卷及成績(jī)；8-實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料；9-科研工作材料，包括：課題、論文統(tǒng)計(jì)等。
為完善我系教學(xué)檔案的規(guī)范化管理，特制定本制度。
1．教學(xué)檔案管理由專人負(fù)責(zé)，從事檔案管理的人員，應(yīng)掌握和遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理工作的法規(guī)和方針政策,應(yīng)加強(qiáng)政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，樹立敬業(yè)精神，提高管理水平。
2．系教學(xué)檔案的歸檔范圍應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校有關(guān)文件精神所規(guī)定的教學(xué)檔案歸檔范圍進(jìn)行。
3．歸檔材料一般應(yīng)是原件，應(yīng)字跡清晰、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，簽署手續(xù)齊全。禁用鉛筆、原珠筆、形色筆和復(fù)寫紙書寫，以利于延長(zhǎng)教育、教學(xué)檔案壽命。
4．檔案人員要定期對(duì)教學(xué)檔案資料的保管情況進(jìn)行全面檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案的安全。
5．教學(xué)檔案以學(xué)期（學(xué)年）分類歸檔，每學(xué)期對(duì)系里的教學(xué)檔案應(yīng)及時(shí)、完整、系統(tǒng)地收集、立卷、歸檔。在編制卷號(hào)時(shí)，做到不重號(hào)，不漏號(hào)，做好教學(xué)檔案收進(jìn)、移交、鑒定、利用等登記和統(tǒng)計(jì)工作。
6．設(shè)立教學(xué)檔案專柜，切實(shí)做到存放位置有序，整理清潔，經(jīng)常檢查，防止霉壞和蟲蛀，并做好防火、防盜、防曬、防塵、防蛀等工作。
7．凡借閱教學(xué)檔案中的有關(guān)材料，須填寫借閱申請(qǐng)表，辦理借閱手續(xù)，并按期歸還，否則將追究借閱人的責(zé)任。
(1)教室日志，學(xué)期教學(xué)進(jìn)程表，學(xué)期教師任課表，各種通知，報(bào)表材料。
(2)歷年各專業(yè)、各年級(jí)教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行材料，學(xué)期授課材料，實(shí)習(xí)計(jì)劃材料，各科考試試題，學(xué)生畢業(yè)調(diào)查材料等。
(3)學(xué)期教學(xué)計(jì)劃，總結(jié)材料。
(4)教學(xué)工作檢查、統(tǒng)計(jì)、分析、小結(jié)材料。
(5)全系學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)和分析材料。
(6)各種教學(xué)工作上報(bào)的材料。
(7)各種教學(xué)工作專題經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。
(8)各種教學(xué)文件，教學(xué)規(guī)章，上級(jí)指示文件，學(xué)校重大的教學(xué)改革和有關(guān)教學(xué)大記實(shí)材料等。
a、學(xué)生學(xué)籍卡片，學(xué)生總名冊(cè)和按專業(yè)、教學(xué)分類的學(xué)生自然民政部登記冊(cè)。
b、學(xué)生成績(jī)登記表，包括每個(gè)學(xué)生的成績(jī)單，學(xué)期各課程成績(jī)報(bào)告單和綜合成績(jī)表。
為了加強(qiáng)教師管理，更好地掌握和了解教師的業(yè)務(wù)情況，以促進(jìn)師資隊(duì)伍建設(shè)，學(xué)校應(yīng)建立教師業(yè)務(wù)檔案，并加強(qiáng)管理，教師業(yè)務(wù)案一般包括下列內(nèi)容：
e、有關(guān)個(gè)人參加教學(xué)研究、科學(xué)研究的鑒定書。
f、有關(guān)職稱評(píng)定與提升的審批表。
g、本人經(jīng)出版社教材或其它著作(包括內(nèi)部出版的報(bào)刊雜志發(fā)表的文章樣書)
j、其它有關(guān)教師業(yè)務(wù)檔案的資料。
a、教師應(yīng)積極配合，及時(shí)填寫有關(guān)登記表，并提供有關(guān)資料，以保證教師業(yè)務(wù)檔案的可靠性和完整性。
b、教學(xué)行政檔案設(shè)專人管理。凡需要長(zhǎng)期保存的材料應(yīng)裝訂成冊(cè)，編目登記。
教育科學(xué)系學(xué)生檔案管理的有關(guān)規(guī)定
使我系學(xué)生檔案管理工作進(jìn)一步系統(tǒng)性和科學(xué)性，從而保證系學(xué)生工作連續(xù)性、有序性、參考性與歷史性，使系學(xué)生工作更進(jìn)一步規(guī)范化；結(jié)合學(xué)生干部的學(xué)生工作評(píng)估，現(xiàn)制定我系學(xué)生檔案管理制度。
1．學(xué)生黨支部組織委員：主要負(fù)責(zé)學(xué)生黨支部的日常檔案管理工作。
⑴學(xué)生黨支部每學(xué)期工作計(jì)劃與總結(jié)
⑶系辦公室每個(gè)班的黨建文件夾的資料整理工作；
⑷黨務(wù)管理系統(tǒng)的有關(guān)資料錄入工作；
⑸學(xué)生黨支部的每學(xué)期黨員通訊錄；
⑹學(xué)生黨支部的每學(xué)掛鉤班級(jí)、掛鉤宿舍分配表；
⑺學(xué)生建黨對(duì)象的外調(diào)資料的收集與分類工作；
⑻學(xué)生黨員的入黨志愿書等相關(guān)資料；
2．團(tuán)總支組織委員：主要負(fù)責(zé)系團(tuán)總支的日常檔案管理工作。
⑴團(tuán)總支每學(xué)期的工作計(jì)劃與總結(jié)；
⑵團(tuán)總支各部門開(kāi)展每項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃與總結(jié)的分類管理；
⑶系辦公室團(tuán)總支各部門文件夾的整理工作；
⑷關(guān)于黨委、學(xué)生工作部、團(tuán)委等有關(guān)通知整理工作；
⑸向各班發(fā)出各種通知，如關(guān)于開(kāi)展主題班會(huì)的通知文件；
⑹團(tuán)總支各部門每學(xué)期工作計(jì)劃與總結(jié)；
⑺全系團(tuán)員青年的有關(guān)團(tuán)員證資料等；
3，學(xué)生會(huì)秘書部部長(zhǎng)：主要負(fù)責(zé)系學(xué)生會(huì)各部門的日常檔案管理工作；
⑴系學(xué)生會(huì)的工作計(jì)劃與總結(jié)；
⑵系學(xué)生會(huì)各部門的工作計(jì)劃與總結(jié)；
⑶負(fù)責(zé)院系各類表格的發(fā)放與整理工作；
⑷負(fù)責(zé)學(xué)生工作評(píng)估各項(xiàng)資料的整理與分類工作；
⑸督促各部門及時(shí)把有關(guān)活動(dòng)的工作計(jì)劃與總結(jié)交至系辦公室；
⑹于每學(xué)年末把全系學(xué)生的獲項(xiàng)證書放到系有關(guān)文件夾里；
⑺完成系辦公室學(xué)生工作的文件夾的購(gòu)買與設(shè)計(jì)、分類工作；
4．各班團(tuán)支書、班長(zhǎng)：負(fù)責(zé)本班的日常管理工作；
⑴每學(xué)期前各班的學(xué)期工作計(jì)劃與總結(jié)；
⑸每個(gè)班的每個(gè)學(xué)期的活動(dòng)安排方案與學(xué)生活動(dòng)呈報(bào)表；
⑹每個(gè)班綜合測(cè)評(píng)的第一、第二、第三榜成績(jī)表；
⑺每個(gè)班的貧困生情況或貧困生家庭情況登記表；
a.活動(dòng)計(jì)劃書； b. 活動(dòng)籌備情況； c. 活動(dòng)進(jìn)程及結(jié)果； d. 活動(dòng)結(jié)束后的總結(jié) ( 包括整體及經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn) ) ； e. 活動(dòng)新聞稿。對(duì)于比賽類活動(dòng)，必注明各輪次的戰(zhàn)況及獲勝方。 f 各相關(guān)的系里的資料
⑵檔案形式要求：對(duì)于各種文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。
⑶檔案遞交日期：活動(dòng)計(jì)劃在活動(dòng)舉行前一至二周內(nèi)上交；活動(dòng)總結(jié)在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)交；學(xué)期計(jì)劃草案在上一學(xué)期末遞交，學(xué)期計(jì)劃在開(kāi)學(xué)前一周內(nèi)交；學(xué)期總結(jié)學(xué)期結(jié)束前三周交；活動(dòng)新聞、簡(jiǎn)訊在活動(dòng)結(jié)束后盡快交；其他的資料應(yīng)在規(guī)定的具體時(shí)間內(nèi)上交。
1、凡是有關(guān)心理實(shí)驗(yàn)室的儀器申報(bào)計(jì)劃、儀器建設(shè)計(jì)劃、固定資產(chǎn)帳目表、儀器說(shuō)明等，均應(yīng)建立檔案，由實(shí)驗(yàn)室主任保管，列入移交。
2、做好財(cái)產(chǎn)管理工作，按照學(xué)院統(tǒng)一編號(hào)順序建立固定資產(chǎn)帳目表，以及低值耐用品帳目，作到帳、物、卡相符，帳、帳相符。
3、儀器單價(jià)在200元以上的應(yīng)建立儀器檔案和保存其使用說(shuō)明書。儀器使用后，及時(shí)在儀器檔案上作記錄。
4、學(xué)生教學(xué)實(shí)驗(yàn)使用儀器，儀器檔案可由指導(dǎo)教師指導(dǎo)學(xué)生填寫，或由教師填寫。日常維護(hù)與檢修儀器，檔案由實(shí)驗(yàn)員填寫。
5、實(shí)驗(yàn)員定期對(duì)所管儀器進(jìn)行檢查，并如實(shí)填寫檔案。
1、教學(xué)檔案包括教學(xué)任務(wù)書、實(shí)驗(yàn)教材與指導(dǎo)書、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃與考試大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)檢查情況統(tǒng)計(jì)表、實(shí)驗(yàn)教學(xué)總結(jié)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)師資情況、學(xué)生分組情況、學(xué)生考核成績(jī)等等。
2、教學(xué)檔案由系主任審核，由實(shí)驗(yàn)室主任和系保管。
3、教學(xué)任務(wù)書、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃與考試大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)檢查情況統(tǒng)計(jì)表、實(shí)驗(yàn)教學(xué)師資情況等，由有關(guān)人員制訂或填寫，均按照學(xué)院統(tǒng)一格式編寫或填寫。
4、實(shí)驗(yàn)教材或指導(dǎo)書要求:油印、鉛印、膠印均可,字、圖、清楚。
三、實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍與工作記錄檔案管理
1、實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍檔案包括實(shí)驗(yàn)工作人員個(gè)人檔案、實(shí)驗(yàn)人員各種統(tǒng)計(jì)表、崗位職責(zé)、人員考核、人員培訓(xùn)。
2、實(shí)驗(yàn)室各類工作人員應(yīng)按學(xué)院要求，根據(jù)本實(shí)驗(yàn)室實(shí)際情況，對(duì)工作情況作簡(jiǎn)要記錄。工作記錄作為檔案保存。保存期5年。
四、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃?rùn)n案管理
1、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃?rùn)n案包括實(shí)驗(yàn)室發(fā)展規(guī)劃、實(shí)驗(yàn)師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃等方面的檔案。
2、實(shí)驗(yàn)室發(fā)展規(guī)劃與實(shí)驗(yàn)師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃，應(yīng)根據(jù)本科辦學(xué)需要、實(shí)驗(yàn)教學(xué)需要、學(xué)院實(shí)際情況等因素制定。
3、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃?rùn)n案由實(shí)驗(yàn)室保管，保存期5年。
1、實(shí)驗(yàn)室制度主要包括暫行工作條例、儀器設(shè)備使用與管理制度、貴重精密儀器設(shè)備管理辦法、工作人員職責(zé)制度、專業(yè)技術(shù)人員考核暫行辦法、學(xué)生實(shí)驗(yàn)管理規(guī)定（學(xué)生進(jìn)行實(shí)驗(yàn)方面的專門制度）、面向師生開(kāi)放的制度、安全管理制度、檔案管理制度。
2、實(shí)驗(yàn)室制度一般由實(shí)驗(yàn)室主任制訂，系主任審核，實(shí)驗(yàn)室保管；實(shí)驗(yàn)室應(yīng)有打印文檔與電子文檔各一份。
3、與師生教學(xué)實(shí)驗(yàn)密切相關(guān)的制度可上墻。
教育科學(xué)系心理實(shí)驗(yàn)室
為了建立和健全我系科研檔案管理工作，以利于學(xué)術(shù)交流，促進(jìn)科學(xué)研究更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，特制定本條例：
第一條 科研檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是記述和反映教師和科研人員在科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值成果的真實(shí)記錄，同時(shí)也是科研資源的重要儲(chǔ)備形式。因此，凡我系教師已完成的科研課題或成果，以及其原始記錄，應(yīng)立卷歸檔、集中統(tǒng)一管理。
第二條 科研檔案管理工作，由分管科研副系主任主抓，資料員具體管理，以維護(hù)科學(xué)研究檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全。
第三條 科研檔案管理嚴(yán)格按照分類原則進(jìn)行，它包括教學(xué)、科研人員學(xué)術(shù)檔案管理、科研活動(dòng)及文書檔案管理。
1 .在正式學(xué)術(shù)刊物刊載的論文；已出版的專著、譯著；已出版的教材、試用教材；研究報(bào)告等。
2 .承擔(dān)學(xué)校、市（廳）級(jí)、省部級(jí)、國(guó)家級(jí)科研課題(項(xiàng)目)的申請(qǐng)書、立項(xiàng)合同，階段性科研報(bào)告和最終科研總結(jié)報(bào)告，有關(guān)學(xué)術(shù)部門、實(shí)際工作部門、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜覍W(xué)者對(duì)完成課題的鑒定報(bào)告、評(píng)審意見(jiàn)，技術(shù)鑒定證書以及其他相關(guān)文件和資料(如報(bào)刊轉(zhuǎn)載、摘登、引用等材料)。
3 .獲獎(jiǎng)證書等有關(guān)資料。
第五條 科研活動(dòng)及文書檔案的歸檔范圍包括：
1 .科研活動(dòng)的指導(dǎo)性文件。
2 .國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流、學(xué)術(shù)會(huì)議、考察調(diào)查等活動(dòng)形式的重要科研資料。
第六條 凡我系教學(xué)人員，在完成每一項(xiàng)科研任務(wù)(課題)后，須及時(shí)完整地將科研成果以及對(duì)該課題的評(píng)審鑒定資料(復(fù)印件)交系檔案室存檔。
第七條 已歸檔的科研檔案及文件材料一般定為長(zhǎng)期保管，對(duì)于確認(rèn)已無(wú)保存價(jià)值的檔案材料，可發(fā)還立卷人，或經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。
第八條 本條例自2008年9月1日起試行，若與上級(jí)有關(guān)規(guī)定相抵觸，則按上級(jí)規(guī)定執(zhí)行。
第九條 本條例由計(jì)科系辦公室負(fù)責(zé)解釋。
