論證時(shí)間

2015年11月28日

論證地點(diǎn)

湖南人文科技學(xué)院

論證意見

我校第一期檔案管理系統(tǒng)由青島元果數(shù)碼科技有限公司免費(fèi)提供，現(xiàn)我校向湖南省教育廳申請(qǐng)檔案信息化二期建設(shè)試點(diǎn)單位，教育廳主辦的檔案信息化二期建設(shè)通用版系統(tǒng)也是由同一家公司（青島元果數(shù)碼科技有限公司）開發(fā)。根據(jù)我校特點(diǎn)，在免費(fèi)系統(tǒng)基礎(chǔ)上需開發(fā)一些功能，預(yù)算費(fèi)用8萬(wàn)，館藏檔案數(shù)字化加工處理預(yù)算費(fèi)5萬(wàn)，合計(jì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算為13萬(wàn)。

湖南新爾慧信息科技有限公司為青島元果數(shù)碼科技有限公司在湖南的代理商。

專家成員名單

姓 名

工作單位

職稱（職務(wù)）

毛凌云

婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦檔案館

講 師

徐 益

湖南人文科技學(xué)院科研處

研究官員

蔣小紅

湖南人文科技學(xué)院檔案館

副研究官員

模塊名稱

功能描述

1

接收平臺(tái)

本接收平臺(tái)是一個(gè)通用數(shù)據(jù)接收平臺(tái)，用來(lái)接收和檢驗(yàn)各個(gè)接口

以及其他部門和二級(jí)單位提交歸檔的數(shù)據(jù)。

2

檔案整理

實(shí)現(xiàn)高校各類檔案的整理編目。支持各類報(bào)表表格的打??；支持檔案數(shù)據(jù)的著錄、整編、批量修改、導(dǎo)入和導(dǎo)出；支持多媒體檔案的上傳、斷點(diǎn)續(xù)傳和在線瀏覽。

3

借閱管理

可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的借閱管理，包括紙質(zhì)檔案的借閱登記、催還、續(xù)借，以及電子檔案的在線借閱申請(qǐng)、審批和查看，系統(tǒng)自動(dòng)記錄借閱過程信息。

4

數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

系統(tǒng)提供檔案年報(bào)的報(bào)表模板，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案年報(bào)數(shù)據(jù)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，支持打印預(yù)覽輸出。同時(shí)提供針對(duì)各檔案類信息的詳細(xì)信息統(tǒng)計(jì)。主要包括圖表統(tǒng)計(jì)、檔案類統(tǒng)計(jì)、檔案年報(bào)?？梢赃x擇多類檔案進(jìn)行如餅狀圖、柱狀圖、折線圖等方式進(jìn)行動(dòng)態(tài)對(duì)比，便于分析。

5

鑒定銷毀

可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的鑒定和銷毀管理。支持對(duì)保管期限或者密級(jí)發(fā)生變更的情況進(jìn)行鑒定；支持過期檔案的銷毀。

6

檔案編研

可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的編研管理，包括大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等。

7

庫(kù)房管理

可以實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的規(guī)范化管理。可以根據(jù)高校庫(kù)房實(shí)際情況，通過參數(shù)配置實(shí)現(xiàn)庫(kù)房的視圖化展現(xiàn)。

8

回收站

可以存放系統(tǒng)刪除的數(shù)據(jù)，并可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行還原或徹底刪除。

9

機(jī)構(gòu)和人員管理

可以根據(jù)高校實(shí)際情況維護(hù)本單位的組織機(jī)構(gòu)，并對(duì)部門人員進(jìn)行維護(hù)。

10

日志管理

記錄系統(tǒng)的操作痕跡，支持記錄數(shù)據(jù)的導(dǎo)出。

11

權(quán)限管理

可以實(shí)現(xiàn)多級(jí)權(quán)限管理。支持用戶、角色的管理模式，可以為每一條目錄數(shù)據(jù)和每一個(gè)電子文件進(jìn)行精確賦權(quán)。

12

審批流程管理

系統(tǒng)內(nèi)嵌工作流，可以通過拖拽的方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱、歸檔審批等流程的配置、管理和監(jiān)控。

13

字典管理

可以配置系統(tǒng)所有字段的名稱、長(zhǎng)度、顯示順序、類型等，并可以對(duì)下拉字段的項(xiàng)進(jìn)行維護(hù)。

14

分類維護(hù)

實(shí)現(xiàn)檔案分類的配置維護(hù)。

15

打印模板配置

對(duì)系統(tǒng)中需要打印輸出的表格樣式進(jìn)行維護(hù)。

16

檔案分類檢索

可以實(shí)現(xiàn)各類檔案數(shù)據(jù)的跨全宗、跨分類檢索。

17

全文檢索

可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件內(nèi)容進(jìn)行檢索。

18

個(gè)人展示平臺(tái)

可以將利用者的相關(guān)信息集成在一起，實(shí)現(xiàn)便捷化的利用。包括全文檢索以及代辦事宜（包括：審批事宜、借閱情況、我的專題、我的收藏）。

19

檔案通用戶網(wǎng)站

提供標(biāo)準(zhǔn)樣式的檔案門戶網(wǎng)站。

付費(fèi)特色功能

1

掃描控制

支持直接連接掃描儀進(jìn)行紙質(zhì)檔案的掃描上傳?？梢詫?duì)掃描件進(jìn)行編輯（消藍(lán)、糾偏、去污、旋轉(zhuǎn)等），可將tif格式自動(dòng)合成pdf文件。是現(xiàn)行文件管理的支持模塊。

2

現(xiàn)行文件管理

可以完成現(xiàn)行文件的有序管理。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件的有序管理。處室的文件在線下審批通過后，系統(tǒng)支持直接連接掃描儀，將電子文件掃描掛接到系統(tǒng)中，填寫完相關(guān)的目錄信息后提交?？梢杂蓹C(jī)要員對(duì)該文件進(jìn)行審核，兼職檔案員歸檔操作。

3

檔案門戶網(wǎng)站（通用）

使用高校通用版門戶網(wǎng)站

1

歷史數(shù)據(jù)遷移

對(duì)原有檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，完成歷史數(shù)據(jù)的遷移至檔案系統(tǒng)，并確保系統(tǒng)的完整性、準(zhǔn)確性。

2

系統(tǒng)安裝實(shí)施及培訓(xùn)

實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的安裝實(shí)施、參數(shù)配置、培訓(xùn)。主要包括實(shí)施人員到現(xiàn)場(chǎng)針對(duì)現(xiàn)有學(xué)校檔案管理人員，兼職檔案管理員進(jìn)行正對(duì)性的操作培訓(xùn)。對(duì)學(xué)校所有校領(lǐng)導(dǎo)及辦公室人員針對(duì)性的進(jìn)行檔案的查詢利用培訓(xùn)。

1

售后服務(wù)

提供軟件升級(jí)、BUG維修、參數(shù)配置指導(dǎo)等售后服務(wù)。并支持遠(yuǎn)程服務(wù)和本地化現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。

1

數(shù)字化加工

按照省教育廳數(shù)字化加工技術(shù)及安全要求，完成館藏檔案的數(shù)字化工作，并實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)字化。初步預(yù)算數(shù)字化加工處理數(shù)量為10萬(wàn)張。包括ocr識(shí)別，雙層pdf，全文檢索掛接等工作，后期根據(jù)館藏?cái)?shù)量再增加相應(yīng)經(jīng)費(fèi)。0.5元/張

小計(jì)

合計(jì)：大寫：壹拾叁萬(wàn)元整 小寫：130000.00元