一、協(xié)助分管院長和院辦公室主任處理辦公室日常行政事務(wù)，參與本院綜合性行
政事務(wù)的實(shí)施。
二、草擬本院行政工作報告、總結(jié)、規(guī)劃和決議、決定等綜合性文字材料文件；草
擬本院重要會議文稿和重要文件；草擬或整理院領(lǐng)導(dǎo)講話稿及有關(guān)資料。負(fù)責(zé)本院各種文書資料的打、復(fù)印及相應(yīng)核算。
三、領(lǐng)取行政機(jī)要文件。接受、管理院內(nèi)平行文件、做好院領(lǐng)導(dǎo)及各種機(jī)要文稿、
各類公文的制作印發(fā)；負(fù)責(zé)上級行政機(jī)關(guān)發(fā)來的文件、簡報、通知、信函、傳真的登記、編號、發(fā)放、傳閱、督辦和歸檔工作。定期檢查文件的管理和保密情況；負(fù)責(zé)編制收文目錄。
四、負(fù)責(zé)本院辦公用報刊、雜志的征訂。負(fù)責(zé)各種文件、報刊雜志和教職工各類資
料的收、發(fā)、登記及相應(yīng)處理。
五、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)做好本院涉及校內(nèi)各部門和單位的綜合協(xié)調(diào)工作，對外聯(lián)院工作。
負(fù)責(zé)本院外出活動事宜的聯(lián)絡(luò)和安排，負(fù)責(zé)上級領(lǐng)導(dǎo)、兄弟院院的來訪接待工作。
六、負(fù)責(zé)全院性會議的會務(wù)工作及院級活動的組織協(xié)調(diào)工作。如會議名稱、人數(shù)、
對象、范圍的確定，會議時間、地點(diǎn)、場所的選擇，與會人員的通知，會場的布置，會議日程、程序的安排，會務(wù)文書等。
七、負(fù)責(zé)本院辦公室、會議室的管理與使用。
八、負(fù)責(zé)本院行政大事記的記錄，建立健全大事記記錄制度，保證記錄的及時、準(zhǔn)
確、完整。
九、負(fù)責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)、院辦公室、院會議室固定資產(chǎn)的配送，室內(nèi)設(shè)備的領(lǐng)用和管理。
負(fù)責(zé)本院辦公用品的采購、保管、分發(fā)、領(lǐng)用、登記。
十、負(fù)責(zé)本院在編人員及臨時工的考勤，并按要求向校人事處報送考勤結(jié)果。
十一、協(xié)助院長處理日常財務(wù)工作，負(fù)責(zé)辦公室常規(guī)性財務(wù)工作的實(shí)施。負(fù)責(zé)本
院來客的食宿安排和接、送站等工作。
十二、完成院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時性工作。
十三、行政秘書不在崗時，由院辦公室主任代行上述職責(zé)。
湖南人文科技學(xué)院材料與環(huán)境工程學(xué)院二〇一六年四月十二日
